Pemerintah Kota (Pemko) Pematang Siantar mulai membahas Rancangan Peraturan Wali Kota (Ranperwa) tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemko Pematang Siantar dan Ranperwa tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemko Pematang Siantar Tahun 2023. Rapat pembahasan kedua Ranperwa tersebut dibuka Wali Kota Pematang Siantar dr Susanti Dewayani SpA di Ruang Serbaguna Pemko Pematang Siantar, Jumat (25/08/2023) pagi.
dr Susanti dalam sambutannya menyampaikan, penyeragaman Tata Naskah Dinas dan Keseragaman Penggunaan Kode Klasifikasi Arsip bertujuan untuk efisiensi dan efektivitas administrasi dalam penyelenggaraan pemerintahan, pada penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
“Kami menyambut baik atas terselenggaranya kegiatan ini. Karena melalui acara ini akan memberikan pemahaman dan pengetahuan bagi saudara-saudara terkait Tata Naskah Dinas yang berpedoman pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, dan Penggunaan Kode Klasifikasi Arsip yang Berpedoman Pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah,” terang wali kota perempuan pertama di Pematang Siantar ini.
Dilanjutkan dr Susanti, Naskah Dinas disusun dan diproses menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan, sebagai acuan dasar tertib administrasi perkantoran.
“Tata Naskah Dinas merupakan pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan, jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan,” ujar mantan Direktur RSUD dr Djasamen Saragih ini.
dr Susanti juga mengatakan, kode klasifikasi sangat diperlukan karena sangat membantu dalam menyusun dan mengidentifikasi arsip. Di mana, kode klasifikasi arsip menggunakan angka sebagai dasar pemberian nomor surat, pemberkasan, penataan penyusunan, dan penemuan kembali arsip.
“Keseragaman penggunaan kode klasifikasi arsip dalam pengelolaan arsip dinamis, merupakan pedoman bagi perangkat daerah untuk mewujudkan kode klasifikasi arsip sebagai upaya untuk sinkronisasi informasi kearsipan dalam implementasi sistem pemerintahan, dan mewujudkan tertib arsip sesuai tugas dan fungsi kegiatan,” tuturnya.
Dalam kesempatan itu, dr Susanti mengharapkan para peserta untuk serius mengikuti kegiatan ini dan memahami seluruh materi yang disampaikan oleh narasumber, khususnya terkait tata naskah dinas dan penggunaan kode arsip yang baik dan benar, dalam rangka tertib administrasi penyelenggaraan pengelolaan persuratan dan kearsipan di setiap perangkat daerah.
“Semoga ilmu yang didapatkan dapat bermanfaat bagi perbaikan tata naskah dinas dan penggunaan kode klasifikasi arsip di Kota Pematang Siantar, guna terwujudnya Kota Pematang Siantar Sehat, Sejahtera, dan Berkualitas,” tutur dr Susanti.
Sebelumnya, Kepala Bagian Organisasi dan Tatalaksana Setdako Pematang Siantar Farhan Zamzamy SH melaporkan, pelaksanaan pembahasan Ranperwa Pematang Siantar tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemko Pematang Siantar dan Ranperwa Pematang Siantar tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemko Pematang Siantar, berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
Kegiatan ini, katanya, bertujuan meningkatkan pengetahuan Aparatur Sipil Negara (ASN) tentang Tata Naskah Dinas yang meliputi pengaturan, jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan serta meningkatkan pengetahuan ASN tentang Kode Klasifikasi Arsip sebagai dasar pemberian nomor surat, pemberkasan, penataan penyusunan, dan penemuan kembali arsip.
Narasumber dalam kegiatan tersebut yakni Kepala Inspektur Kota Pematang Siantar Heri Oktarizal SH, Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Pematang Siantar Hamzah Fansuri Damanik SSTP, dan Kepala Bagian Organisasi Tatalaksana Farhan Zamzamy SH.
Tampak hadir, para Staf Ahli, Asisten, dan seluruh pimpinan Organisasi Perangkat Daerah atau yang mewakili, dan pimpinan BUMD. (*)
